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3 factores de éxito que nos enseñan las universidades Americanas para escalar la operación de la educación online

Claramente la pandemia obligó a todo el sector de la educación a acelerar sus procesos de migración hacia la oferta a distancia y online. Hace tan solo un año, menos del 25% de las universidades de la región contaban con programas de educación a distancia, la transformación digital habrá atropellado a más de una sin anunciarse a la puerta. El pensamiento estructurado con visión de organización ultra interior se vió obligado a dar paso al planteamiento del mundo exterior. En este caso la pandemia no ha sido del todo mala, al menos nos obligó a abrir los ojos y asimilar que el mundo cambió. 


Hoy en día, la migración a los programas online y a distancia ha puesto en jaque a las organizaciones con respecto a su operación en lo referente a sus procesos de atracción, enrolamiento y, claro está, con infraestructuras diseñadas para educación presencial, un servicio improvisado con lo que hay a la mano y poniendo en riesgo la retención, cuyos índices evidentemente no son los mejores.

 

Mckinsey, luego de una serie de entrevistas en universidades norteamericanas de gran reputación, ha logrado recoger las mejores prácticas  aplicables al objetivo de transformar y escalar con una propuesta de valor a tono con lo digital, alineando la operación y sus procesos a los retos que ahora mismo plantea la retención, el servicio y la propia atracción en entornos de pandemia. 

 

En este documento compartimos con usted tres de ellas, las cuales consideramos que están al alcance de las estructuras a nivel de Sudamérica y que, sin duda, los resultados serán de alto impacto para su operación. 

1. Desarrollo del servicio basado en el estudiante como el centro de la operación.

“The secret sauce to our success is our student-advising operation” “El secreto de la fuente de nuestro éxito es la operación asesor- estudiante” dice Paul LeBlanc, presidente de SNHU La Universidad de Southern New Hampshire.

Tomando en consideración el contexto de digitalización de la educación en pandemia en aras de sostener la matrícula, mantener o incrementar las tasas de retención y, por ende, las de graduación, le presentamos 3 buenas prácticas de inmediata implementación, que quizá y solo quizá requieran un cambio de cultura y mirada diferente con enfoque en el estudiante.

a –Asesoramiento personalizado y acompañamiento al estudiante. 

La Universidad Estatal de Arizona (ASU) y  la SNHU tienen coaches personales y asesores académicos para ayudar a navegar a los estudiantes a través de los procesos y plataformas tecnológicas de admisiones, selección de programas y requerimientos de cursos. Los asesores educativos también emplean modelos predictivos de riesgo académico para dar apoyo temprano a estudiantes según los perfiles definidos en sus modelos de retención. 

 

b – Impulsar las interacciones de los estudiantes de manera personalizadas y en comunidades virtuales

Parte del éxito de la retención de estudiantes, recae sobre su generación de lazos con la facultad y sus pares. La Universidad Estatal de Pensilvania y la SNHU, introdujeron feedback personalizado entre la facultad y sus estudiantes para fortalecer la relación  entre los miembros de la comunidad universitaria con videollamadas y acceso a eventos de relacionamiento en comunidades online (por ejemplo: Sociedad de Honor), garantizando, así,  que todos vivan y se sientan en un ambiente universitario.

c – Soporte Tecnológico 24-7-365 para apoyar la experiencia del aprendizaje

Los estudiantes acceden a apoyo tecnológico de acceso y uso de las plataformas de aprendizaje y servicio en cualquier momento, contando siempre con el soporte de expertos para garantizar la experiencia del estudiante en ambiente online. El objetivo es mantener el servicio 10/10 siempre. 

2. Involucrar de manera temprana a la academia para lanzar los programas online con éxito

Por un lado los profesores han citado el temor de no tener reconocimiento por su esfuerzo al desarrollo de  los contenidos online necesarios para mantener la calidad académica, cita Mckensy. Y por otro lado las universidades han generado reconocimiento monetarios y no monetarios para mesurar estos temores. La Universidad Central de la Florida ofrece bonificaciones y horas para incentivar a los profesores en sus procesos de entrenamiento al personal y lograr buena calidad en la entrega del servicio educativo online. 

En otra instancia la Universidad del estado de Pensilvania está dando el mismo valor de los créditos para estudiantes que ven sus materias online aunque deban ser realizadas presencialmente. 

Sin embargo ¿cómo se articulan estos esfuerzo del talento humano y recursos financieros?

Definiendo un proceso estandarizado para soportar la academia. 

Se han tomado 3 buenas prácticas en esto:

a – Crear un proceso estandarizado de cursos y asignaturas y a su vez un proceso de aprobación.

La Universidad de la Florida creó un equipo de implementación de currícula con dos propósitos: Identificar las necesidades de los estudiantes basado en la demanda del mercado laboral y segundo, captar las ideas de la academia basados en el mismo punto.

b – Soportar la producción de contenido y programas online. 

El Centro de innovación online y producción de la Universidad de la Florida, provee a la academia entrenamiento y soporte en producción necesario para la creación de los programas. 

c – Estructurar un proceso estricto de calidad del contenido educativo. 

La ASU creó un estricto proceso de verificación de calidad para sus programas online donde participaron 22 personas que atienden y apoyan a 75 miembros.

3. Establecer una organización Online con un modelo claro de medición.

Las universidades están siguiendo los siguientes tres principios para desarrollar una estructura clara integrado a sus objetivos institucionales y su indicadores retención y admisión. 

a – Tener una unidad clara de diseño de cursos online con un presupuesto definido y metas claras para el ingreso de estudiantes. 

b- Abrir la participación de las facultades y la academia para garantizar los requerimientos de calidad de los cursos. 

c- Definir claramente los objetivos.

Por ejemplo aperturar los reportes financieros para realizar una clara definición sobre dónde se deben enfocar los recursos. 

 

 

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Sobre los autores:

Braulio Costa es actual CEO en Trebol4Sales, Durante 10 años tuve el rol de Director de Admisiones en la universidad de mayor crecimiento en Ecuador y como consultor de varias universidades en América Latina a través de Laureate Group. e-mail:  braulio.costa@trebol4sales.com móvil: +593984679751

Johanna Arias Rendón es actual COO en Trebol4Sales, Ex Directora de Comunicación de la universidad privada más grande de México. Ha desarrollo estrategias de negocio en el sector educativo a nivel regional a través de Laureate Group y cuenta con experiencia en implementación de transformación digital en mercados emergentes. e-mail: johanna.arias@trebol4sales.com  móvil: +593982791356

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